1、發(fā)送和抄送,發(fā)送郵件要分清楚收件人和抄送人甚至密送,收件人一般應(yīng)該回復(fù)郵件,抄送人起旁聽作用可回可不回郵件;
郵件怎么用及有哪些注意事項(xiàng)?
2、主題,郵件一定要有主題,而且主題是正文的中心思想的提煉,否則日后查找該工作比較費(fèi)勁;
3、正文,如果郵件正文主要在一個附件里,那么郵件正文中應(yīng)該用簡單的文字描述附件的是什么的中心思想,避免郵件查看人不知道附件是什么,這對以后郵件的存檔查找很重要;
4、落款,郵件一定要有落款的姓名,誰寫的郵件;
5、郵件要注意存檔,最好是幾年前的工作郵件都保留下來,每次重裝電腦時候注意備份下來;
6、私密盡量不要郵件,財務(wù)工資、私密話題,盡量不要用郵件,因?yàn)猷]件轉(zhuǎn)發(fā)很方便,如果要轉(zhuǎn)發(fā)他人的郵件,在增加新的收件人或者抄送人的時候要看看整體內(nèi)容是不是適合給增加的人查看,如果不適合要做稍微的刪除處理,有些郵件內(nèi)容只適合決策層面看,查看人要分得清不能隨便轉(zhuǎn)發(fā)。
二、郵件的好處
1、存檔和轉(zhuǎn)發(fā)方便,隨時有可被轉(zhuǎn)發(fā),同時發(fā)郵件時就要想好可能被轉(zhuǎn)發(fā),適合存檔、有稽可查(可以保存幾年前的工作歷史記錄,公司在發(fā)展幾年后這個歷史過程很重要的),可以一對多,回復(fù)多對多,即時,郵件還不受時間和空間限制,看到回復(fù)就行了。
2、郵件適合的工作:指令性及工作結(jié)果性工作,上級給下級下達(dá)工作指令,可以是給一個下級,也可以是給多個下級,下級完成提交工作結(jié)果;協(xié)作性、討論性、決策性工作,需要多個人,郵件的收件人和抄送人都可以同時有多個對象,相關(guān)人不用聚集到一個會議室,大家看到回復(fù)自己的意見或者做自己該做的工作就行了,對決策性的,相關(guān)人回復(fù)完意見,上級最后綜合決策就行了,也可以不聽相關(guān)人的意見,因?yàn)樯霞売袥Q策權(quán),決策完后大家就要按照決策去執(zhí)行,不能再按照自己的想法單獨(dú)行事。流程性、項(xiàng)目合作性工作,互聯(lián)網(wǎng)公司很多工作都要靠跨部門跨崗位職責(zé)最后落實(shí)下來,對同一個工作不要另起新的郵件,從這項(xiàng)工作開始到最后結(jié)束,相關(guān)過程都能看清楚。
3、靠郵件管理工作,郵件設(shè)置到OUTLOOK后,OUTLOOK不能關(guān)閉,時刻在線,并設(shè)置最短時間內(nèi)發(fā)送接收。每個人看到郵件后,根據(jù)郵件的不同情況可以選擇是什么時間回復(fù)合適,但是需要回復(fù)的盡量在當(dāng)天盡早回復(fù),否則會影響其他人的工作。
三、郵件轉(zhuǎn)發(fā)設(shè)置
問:我想要設(shè)置B郵箱代理接受A郵箱的所有郵件 請問應(yīng)該在A郵箱里設(shè)置?還是在B郵箱里設(shè)置?另外是不是設(shè)置了之後 A郵箱里的郵件轉(zhuǎn)發(fā)之後就自動刪除了?沒有備份?
答:1、可以在A郵箱設(shè)置自動轉(zhuǎn)發(fā)到B郵箱,默認(rèn)是選擇轉(zhuǎn)發(fā)后保留副本的。
2、也可以在B郵箱里設(shè)置pop接收A郵箱的郵件,填入用戶名密碼,就行。 但這種方法需要手動收取。
四、電子郵件的工作流程
1、用戶寫郵件;
2、發(fā)送,認(rèn)證,接收,到郵件服務(wù)器;
3、郵件服務(wù)器,轉(zhuǎn)發(fā)到:目標(biāo)郵件服務(wù)器;
4、目標(biāo)郵件服務(wù)器認(rèn)證,接收。
五、工作中電子郵件的使用
當(dāng)前,電子郵件在工作中的使用非常頻繁,電子郵件傳遞信息便捷,成本低廉。然而因?yàn)猷]件的便捷,似乎有時候沒有提高效率,反而增加了干擾而降低效率。
六、使用注意事項(xiàng)
1、溝通重要事件時,最好使用郵件,如果你光打電話,對方可以不認(rèn)賬。如有需要,請用BCC(暗抄)。
2、根據(jù)郵件類型(如急閱件、待處理件、須知通知、一般通知、報表、報告/總結(jié)、新聞/通報、私人郵件等等)或按具體項(xiàng)目設(shè)置子文件夾。
3、將收件箱中的郵件過濾,刪除不必要的郵件,如發(fā)出的郵件需要追蹤結(jié)果或確認(rèn)對方是否收到,需要設(shè)置回執(zhí),如對方未能及時查看,需電話說明。
4、重要郵件及時進(jìn)行存檔。
5、不要使用自動回復(fù)功能。
6、用客戶端收發(fā)信(如 outlook),在服務(wù)器端保留郵件。
7、小心附件功能的使用,附件內(nèi)容不長時,請直接撰寫于信件中。若一定要使用附件功能,也須注明附件的撰寫軟件。
電子郵件可以是文字、圖像、聲音等多種形式。同時,用戶可以得到大量免費(fèi)的新聞、專題郵件,并輕松實(shí)現(xiàn)輕松的信息搜索。電子郵件的存在極大地方便了人與人之間的溝通與交流,促進(jìn)了社會的發(fā)展。小伙伴們要想獲得更多郵件怎么用的內(nèi)容,請關(guān)注。
西部數(shù)碼(west.cn)是經(jīng)工信部審批,持有ISP、云牌照、IDC、CDN全業(yè)務(wù)資質(zhì)的正規(guī)老牌云服務(wù)商,自成立至今20余年專注于域名注冊、虛擬主機(jī)、云服務(wù)器、企業(yè)郵箱、企業(yè)建站等互聯(lián)網(wǎng)基礎(chǔ)服務(wù)!
公司自研的云計算平臺,以便捷高效、超高性價比、超預(yù)期售后等優(yōu)勢占領(lǐng)市場,穩(wěn)居中國接入服務(wù)商排名前三,為中國超過50萬網(wǎng)站提供了高速、穩(wěn)定的托管服務(wù)!先后獲評中國高新技術(shù)企業(yè)、中國優(yōu)秀云計算服務(wù)商、全國十佳IDC企業(yè)、中國最受歡迎的云服務(wù)商等稱號!
目前,西部數(shù)碼高性能云服務(wù)器正在進(jìn)行特價促銷,最低僅需48元!
http://www.ps-sw.cn/cloudhost/